Persónuverndarstefna Íslandshótela

Íslandshótel hf. (hér eftir „Íslandshótel“, „félagið“ eða „við“ ) leggja áherslu á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins, í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Með persónuverndarstefnu þessari er gerð grein fyrir því hvernig staðið er að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Stefnan fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga þegar einstaklingar:

·        bóka og dvelja á hótelum okkar

·        skrá sig og mæta á viðburði sem haldnir eru hjá okkur

·        hafa samband við okkur, hvort sem það er í gegnum tölvupóst, síma eða samfélagsmiðla

·        heimsækja heimasíðu okkar islandshotel.is

·        skrá sig á póstlista okkar

Íslandshótel vinna persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur í hótelrekstri.  

Hvaða persónuupplýsingum safna Íslandshótel um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

Íslandshótel leggja áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir tilgang þjónustu og starfsemi félagsins.

Íslandshótel safna persónuupplýsingum frá einstaklingum en í vissum tilvikum frá öðrum aðilum s.s. bókunarsíðum og ferðaskrifstofum. Einkum er um eftirfarandi persónuupplýsingar að ræða:

·      auðkennis- og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, fæðingardagur, heimilisfang, þjóðerni, tölvupóstnetfang og símanúmer

·      upplýsingar í tengslum við bókun og dvöl, s.s. bókunarnúmer, herbergisnúmer, tímasetning og lengd dvalar, reiknings- og greiðsluupplýsingar, séróskir t.d. í tengslum við mataræði

·      myndefni úr upptökum eftirlitsmyndavéla á hótelum okkar

·      upplýsingar í tengslum við val á markaðssetningu

Íslandshótel vinna persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

·      afgreiða bókanir og sjá um dvöl gesta á hótelum okkar

·      undirbúa og sjá um viðburði sem haldnir eru á hótelum okkar

·      stunda markaðssetningu og framkvæma greiningar

·      sinna eigna- og öryggisvörslu, t.a.m. í gegnum eftirlitsmyndavélar

·      bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum

·      uppfylla lagaskyldu sem hvílir á fyrirtækinu

Þegar þú notar heimasíðuna okkar www.islandshotel.is söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, vafra sem notaður er, tíma heimsóknar og þær undirsíður sem heimsóttar eru á heimasíðu Íslandshótela. Hér má finna nánari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum (e. cookies).

 

Grundvöllur fyrir vinnslu 

Íslandshótel safna og vinna persónuupplýsingar á grundvelli eftirfarandi heimilda:

·     Til að uppfylla samningsskyldu, t.d. þegar einstaklingar bóka dvöl á hótelum okkar.

·     Til að uppfylla lagaskyldu, t.d. þegar upplýsingar teljast til bókhaldsgagna.

·     Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins, t.d. með myndavélaeftirliti og innheimtu krafna.

·     Á grundvelli veitts samþykkis, t.d. varðandi markaðsefni sem sent er einstaklingum.

 

Hversu lengi vinnum við persónuupplýsingar um þig?

Íslandshótel vinna með persónuupplýsingar á meðan það telst nauðsynlegt og málefnalegt til að uppfylla tilgang vinnslu þeirra, eða ef lögmætir hagsmunir félagsins krefjast þess. Í sumum tilvikum er Íslandshótelum sett sérstök tímamörk í þeim efnum, t.d. má ekki varðveita upplýsingar sem verða til með myndavélaeftirliti (rafræn vöktun) lengur en í 30 daga og þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna skal varðveita í sjö ár.

Hvenær miðla Íslandshótel persónuupplýsingum þínum? 

Íslandshótel selja ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar. Íslandshótel miðla einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Íslandshótela til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

·     umsýslu bókana

·     að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar

·     utanumhald með netföngum og póstlistum

·     upplýsingatækni- og fjarskiptaþjónustu

Teljist aðili sem Íslandshótel miðla persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gera Íslandshótel vinnslusamning við viðkomandi aðila, þar sem kveðið er  meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Íslandshótel kunna að deila einnig persónuupplýsingum með þriðja aðila þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni fyrirtækisins, eins og við innheimtu á vanskilakröfu. 

 

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Íslandshótelum mikilvægt. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, sem telst hafa í för með sér mikla áhættu fyrir réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem t.d. leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim án heimildar. Vakin er athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum teljast opinberar upplýsingar og eru ekki á forræði félagsins. Við hvetjum þig til að kynna þér persónuverndarstefnu hugbúnaðar sem notaður er er s.s. Meta (Facebook, Instagram o.fl.), Google og Microsoft.  Standi vilji þinn ekki til þess að deila upplýsingum með öðrum skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum.

 

Réttindi þín

Þú átt rétt á að fá upplýsingar um hvort Íslandshótel hafa skráð persónuupplýsingar um þig, og ef svo er getur þú óskað eftir aðgangi að þeim og hvernig vinnslu þeirra er hagað. Við ákveðnar aðstæður og með fyrirvara um skilyrði sem fjallað er um í gildandi persónuverndarlöggjöf, átt þú rétt á að; persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,

·        persónuupplýsingum þínum sé eytt ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til varðveislu,

·        koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,

·        afturkalla samþykki þitt um að félagið megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflegt erindi á info@islandshotel.is. Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar 

Hafir þú einhverjar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við skrifstofu Íslandshótela.

Íslandshótel hf.
Hallgerðargötu 13
105 Reykjavík
562 4000
info@islandshotel.is

Yfirferð og endurskoðun persónuverndarstefnu Íslandshótela

Persónuverndarstefna Íslandshótela er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.

Þessi persónuverndarstefna var síðast uppfærð þann 20. febrúar 2024.